אירועים הינם בין הפרמטרים המהותיים ביותר בחייו של כל ארגון וחברה תודות להיותם מהווים את עיקר יחסי הציבור של העסק. כאשר מדובר באירועים משפחתיים, אישורי ההגעה משמעותיים לא פחות – עבור החוגגים עצמם ועבור מנהלי האירוע.
אירועים משפחתיים – ההצלחה מתחילה בתכנון
דבר ידוע הוא כי הצלחה גדולה מתחילה בפרטים הקטנים. תכנון נכון של האירוע יבטיח כי כל האורחים יקבלו מבחר מנות די צרכם והשפע לא ייגמר, ומאידך הוא שומר על מינון נכון והימנעות מהזמנה מיותרת של מספר מנות גדול בהרבה מהנדרש.
באמצעות שירות אישורי הגעה לאירועים יכולה המשפחה החוגגת לדעת בוודאות כמה אורחים יגיעו ולהבטיח כי כל האורחים יוצבו בשולחנותיהם ויקבלו את היחס המתאים
אירועים עסקיים – חשיבות יחסי הציבור
יחסי הציבור הינם בין המחלקות החשובות ביותר בכל ארגון או עסק. למעשה, רבים מהעסקים אינם מבינים את החשיבות הרבה של מחלקת יחסי ציבור ולפיכך אינם משקיעים את האנרגיות הדרושות לביצוע פעולות היח"צ הנדרשות.
יחסי ציבור הם מגוון הפעולות שיאפשרו לארגון ליצור את המוניטין הרצוי לצורך שמירה על קשר עם הלקוחות הרלוונטיים. יחסי הציבור למעשה מאפשרים ליצור קשר מיידי, חוויתי ועשיר עם קהל הלקוחות ולהגיע אליהם בדרך שהיא לא מכירתית אגרסיבית.
בין הפעולות המרכזיות לחיזוק יחסי הציבור ניתן למנות את הפקת האירועים. האירועים העסקיים והחברתיים שיוזם הארגון או כאלה בהם הוא משתתף ופעיל – הינם בעלי חשיבות מרכזית בחיזוק יחסי הציבור של החברה עם לקוחותיה.
באירועים אלו ניתן להציב אנשי מכירות מקצועיים, להפעיל דוכנים אטרקטיביים וליצור קשרים עם אנשי מפתח רלוונטיים ואורחים חשובים שיכולים לתרום לפעילות הארגון.
חיזוק הקשר עם לקוחות
שירותי אישורי הגעה לאירועים המאוישים על ידי מוקד מקצועי הם בין הפתרונות היעילים ביותר לווידוא הקשר עם האורחים וכמובן, חיזוק הקשר עם לקוחות קיימים.
אין ספק כי שירותים אלו של וידוא הגעה לאירועים חוסכים לכל ארגון הוצאות משמעותיות באמצעות יצירת אומדן כללי של מספר המוזמנים שאכן עתידים להגיע לאירוע. תודות לשירותים המתקדמים כיום יכול כל ארגון ליהנות משירותי מוקד מבוססי ענן נוחים וגמישים.
שירותי הענן מעניקים ללקוח מגוון רב של אפשרויות בעריכת וידוא הגעה לאירועים. בין שמדובר בכנסים עסקיים ובין אם מדובר בכנסים חברתיים אישור ההגעה מבטיח ניהול חכם של האירוע והכנה מוקדמת נכונה.
באמצעות וידוא הגעה לאירועים יכולים גם מארגני אירועים משפחתיים ליהנות משקט נפשי ולא פחות מכך – מחסכון כלכלי עצום. במקום להזמין כמות עצומה של מנות כאשר רק מחצית מהאורחים מתכוונים להגיע, שירותי וידוא הגעה חוסכים תשלומים מיותרים.
שקט נפשי וחסכון כלכלי
שירותי וידוא הגעה לאירועים ממפים את כל המוזמנים לאירוע ומבטיחים שקט נפשי בכל הנוגע להכנה המוקדמת. הרשימות של האורחים מגיעות חזרה אל המארגנים עם הפרטים המדויקים על האורחים שמתכוונים להגיע בוודאות, האורחים שמתכוונים להגיע בספק ואלו אשר אינם מתכוונים להגיע באופן וודאי. כמו כן, ניתן לצפות באמצעות הרשימות בתאריך ביצוע השיחה ואף בשעה בה היא בוצעה.
אמצעים וכלים לוידוא הגעה לאירועים
את וידוא ההגעה לאירועים כיום ניתן לבצע במגוון רחב של אמצעים וכלים: ראשית, קיימת מערכת אוטומטית לוידוא הגעה לאירועים. מערכת אוטומטית זו מאפשרת לאורחים לבחור באם הם מתכוונים להגיע לאירוע ובין אם לאו. על ידי הקשה על מספרים לפי הנחיה נקלטת במערכת העדפתם, בין אם מדובר באישור ובין שמדובר בסירוב הגעה. באופן זה יכולים מארגני האירוע לקבל רשימה ממוחשבת הכוללת את כל תשובות המוזמנים. המענה הממוחשב מאפשר לקלוט את הבחירה בהגעה או בסירוב, וכן את מספר האורחים שכן מתכוונים להגיע במידה וישנו אישור הגעה.
עוד אמצעי לוידוא הגעה לאירועים הינו על ידי צוות מענה אנושי שזוהי מטרתו – וידוא הגעה לאירוע. הצוות יכול לשאול את השאלות הנכונות את המוזמנים ולרשום גם תשובות רחבות יותר כגון "תלוי במזג האוויר" וכיוצא בזה. המענה האנושי יכול לספק מגוון נתונים מהותיים על מספר המגיעים לאירוע כאשר ישנם מקרים בהם לא ברור כמה אורחים בדיוק מתכוונים להגיע לאירוע.
אמצעי נוסף לוידוא הגעה לאירועים הינו באמצעות SMS. הודעות אלו מאפשרות למוזמנים לאשר ב SMS חוזר אם בכוונתם להגיע לאירוע או לא.
