שירותי בק אופיס (Back Office) הינם בין המטלות הקשות ביותר המתקיימות בכל משרד. למעשה, בין מגוון המשרדים הקיימים כיום במגוון תחומים וענפים שונים, הבק אופיס הינו אתגר משמעותי עבור רוב המשרדים הקיימים כיום בארץ ובעולם כולו.
רוב המשרדים מחפשים אחר לא מעט פתרונות יצירתיים אם כי התשובה לא תמיד בנמצא ובוודאי שלא פשוטה. החל מהמענה לטלפונים באופן שוטף, דרך תפעולי המדפסת והמחשב ועד לסנכרון מלא בין כל הטכנולוגיות הקיימות במשרד הרי ששירותי הבק אופיס הינם בין החשובים ביותר שקיימים עבור משרדים.
שירותי בק אופיס במיקור חוץ הינם בין ההמצאות הפופולאריות ביותר שקיימות כיום בתחום העבודה המשרדית ובין עסקים הפעילים בעיקר ב-indoors. ניהול שירותי בק אופיס במיקור חוץ הינם בין החידושים המשמעותיים ביותר שהגיעו אל עולם העסקים בשנים האחרונות.
יותר ויותר עסקים מבינים את היתרונות המשמעותיים של שירותי בק אופיס במיקור חוץ וכיום אחוז ניכר מהעסקים המתקדמים בתחומים מגוונים נעזרים בשירותים אלו באופן שוטף. השירותים הניתנים על ידי חברות חיצוניות כוללים מגוון רחב של פעולות, פעמים רבות אפילו בשליטה מרחוק.
מה חשוב לדעת על שירותי בק אופיס?
שירותי ניהול בק אופיס מבוצעים על ידי גורמים שונים בשוק. חלקם הינם חברות פרטיות המעניקות שירותים מרחוק ואחרים הינם אנשים פרטיים אשר מעניקים את שירותיהם לחברות השונות.
לאחר שנים בהן מנהלים רבים ואינספור משרדים במגוון רחב של תחומים האמינו כי שירותי מזכירות וניהול הבק אופיס חייבים להתבצע על ידי כוח אדם מתוך הארגון, עם הוזלת השירותים הניתנים במיקור חוץ יותר ויותר ארגונים מבינים כי מדובר בשירותים הזולים ביותר. בק אופיס גוזלים לא מעט אנרגיות וכוחות מהארגון ולכן אין ספק כי מדובר בשירותים שחשוב לשקול היטב טרם מעסיקים אדם מיוחד עבורם.
ניהול הבק אופיס על ידי חברה חיצונית הינו למעשה הפתרון האידיאלי עבור חברות שונות ברחבי העולם כולו. שירותים אלו מבוצעים על ידי אנשי מקצוע שזוהי ההתמחות שלהם. השירותים הניתנים על ידם פותרים לא מעט בעיות עבור הארגון תמורת השקעה כלכלית סמלית ביותר מדי חודש.
הפתרון לבלגן במשרד נמצא תודות לשירותי מיקור החוץ בתחום של ניהול בק אופיס ותחומים קרובים אליו. חשוב לבחור בחברות מקצועיות ובעלות ניסיון רב שנים לצורך ניהול העסק ואת הבק אופיס שלו.
בק אופיס – הפתרונות
הפתרונות היצירתיים שמוצאים ארגונים רבים להתמודדות עם מטלות הבק אופיס כוללים חלוקת תפקידים לעובדי המשרד, הגדרת תפקידים נוספים לעובדים הקיימים, שכירת עובדים במשרה חלקית, ביצוע של חלק מן הפעולות הרלוונטיות והדרושות באופן לא שלם, הזנחה של חלק מהמשרד ועוד.
כך או כך כל הפעולות המתבצעות על ידי אנשי מקצוע חיצוניים יכולות להשיג את כל מטרות העסק בהשקעה הרבה יותר קטנה. על מנת לתפעל את בית העסק באופן שוטף וכדי להימנע מהוצאות מיותרות על מגוון רחב של פעולות תפעול שונות של בית העסק הרי ששירותי בק אופיס במיקור חוץ הינם הפתרון היעיל והמקצועי ביותר.
ניהול נכון כולל חלוקה חכמה של המשאבים הקיימים בעסק, כולל המטלות השונות אותן יש לבצע מדי יום, כמו גם היעדים העסקיים, הפעולות האדמיניסטרטיביות, ניהול המכירות, ניהול לקוחות וספקים ועוד מגוון רחב של פעולות יומיומיות אותן יש לבצע בארגון.
ראו גם:
מוקד תמיכה – Help desk
