כל בית עסק נדרש לנהל את עצמו ברמת שירות גבוהה ולהעניק ללקוחות את השירות הרצוי על מנת להמשיך לתפקד כראוי.
המזכירה היא יד ימינו של המנהל ובעלת התפקיד הנמצא בין הדרגים החשובים ביותר – שכן היא זו המאפשרת למשרד לעבוד בצורה שוטפת וללא תקלות. יכולותיה של מזכירה מאפשרים לעסק להתרחב ולבצע פעולות שונות שרק אדם אחד לא יכול היה לבצע.
חשיבות שירותי המזכירות
תפקידה של המזכירה הינו בעל משמעות רבה על הצלחת העסק בכל התחומים: התדמית והניהול הכלכלי, קשר עם לקוחות וספקים, שמירה על ניהול לקוח זמנים ועמידה בזמנים מול לקוחות, מתן מענה ללקוחות פוטנציאליים ולפונים אל החברה, תזכור של המנהל בנוגע לפגישות, קבלת טלפונים חשובים, העברת מכתבים לגורם הנכון, יצירת תקשורת עם רואה החשבון, שליחת מכתבים ופקסים, תשלום חשבונות ועוד. המזכירה היא למעשה הרגליים והידיים של המנהל בכל עסק.
המזכירה האישית של העסק
עלותה של מזכירה לעסק יכולה להיות גבוהה למדי. עלות המשכורת של מזכירה למשרה מלאה מצריכה אותה לעמוד בלא מעט דרישות ביחס לשכר אותו היא מקבלת, או כך לפחות רואים זאת רוב המנהלים.
כיום יכולים מנהלים ברחבי העולם ליהנות משירותים מקצועיים של מזכירות אלקטרונית או שירותי מזכירה נרחבים. שירותי מזכירה אלקטרונית המסופקים על ידי חברה חיצונית חוסכים סכומי כסף משמעותיים לחברה. השירותים הדיגיטליים יכולים להחליף את המזכירה בעסקים קטנים יחסית ולהוות חיזוק או השלמה לעבודתה של המזכירה בעסקים גדולים יותר.
מענה סביב השעון
שירותי מזכירה כוללים מענה אנושי בכל שעות היממה. מדובר ביתרון משמעותי עבור עסקים רבים שאינם יכולים להעסיק איש מקצוע או עובד בשכר במשך 24 שעות, שכן עלות השכר היא גבוהה ביותר.
על ידי מתן מענה של 24 שעות ביממה יכול מנהל העסק להבטיח שירות מתקדם ואיכותי ללקוחותיו וכן פתרון במהירות האפשרית. השירותים מאפשרים לתת מענה אנושי בשעות על פי הזמנה וכן להזמין שירותי השארת הודעות.
שירותים נלווים
שירותי מזכירות יכולים לכלול ג'ינגל פרטי המחזק את תדמית המשרד ומשפר את המוניטין של בית העסק. ג'ינגל עסקי משדר רצינות גבוהה יותר ללקוח ומנעים את זמנו בעת ההמתנה.
שירותים נוספים המוענקים על ידי אפשרות של שירותי מזכירות הינם מתן מידע אודות בית העסק על פי בחירת בעל העסק. מידע זה יכול להיות שעות הפתיחה של בית העסק, מספרי טלפון חלופיים, כתובת ועוד.
שירותי מענה אנושי ומענה אוטומטי
שירותי השארת הודעות יכולים להוות חלופה מקצועית במקרים בהם בית העסק אינו מעוניין בשירותים של מענה אנושי. את ההודעות יכול מנהל העסק לשמוע בזמנו הפנוי. שירותי מזכירות כוללים אפשרות של תיאום פגישות עבור המנהלים ובעלי התפקידים האחרים בחברה.
במידה ובעל התפקיד נמצא בפגישה או בשיחת טלפון, בחו"ל או לא זמין – שירותי מזכירות יכולים לנהל עבורו את היומן עד לפגישות החשובות ביותר, תוך תיאום מושלם עם המנהל בעצמו.
ניהול היומן
במקום לבדוק כל מטלה ותוכנית, ניהול היומן העסקי על ידי שירותי מזכירות חיצונית יכול להיות הפתרון האידיאלי עבור מנהל העסק. המזכירה היא זו המקבלת את ההודעות עבור בית העסק וזו הקובעת עבורו פגישות.
באופן זה גם כאשר המנהל רוצה לקבוע פגישה הוא אינו צריך לחפש בעצמו ביומן מאחר ושירותי המזכירות עושים זאת עבורו. שירותי המזכירות מאפשרים גם פונקציה של גביה מלקוחות באמצעות מוקד של מענה אוטומטי ושירותים של מתן מידע אודות תשלומים, חובות ועוד.
