שירותי מזכירות לעסקים

כל עסק שמכבד את עצמו מתנהל עם מזכירה. המזכירה מאפשרת לתפעל את העסק בצורה יעילה ונכונה יותר, מכניסה סדר וארגון ומאפשרת להתנהל חכם יותר. עסקים רבים מבינים את הצורך בשירותי מזכירות. במאמר הבא נסביר על השירותים השונים שניתנים במסגרת שירותי מזכירות לעסקים.

מהם שירותי מזכירות לעסקים

שירותי מזכירות לעסקים הם שירותים חשובים מאוד שיכולים למנף את התנהלות המשרד ולהעלות אותה בכמה רמות. המזכירה צריכה להיות יעילה ואפקטיבית מאחר שדואגת למספר תחומים שונים בהם ניהול המשרד והעניינים השוטפים בו.
מזכירה צריכה להעניק שירותים שונים כמו ניהול פגישות עבור בעלי העסק והעובדים הבכירים, ניהול הזמנים האישיים שלה וניהול הזמנים של בעלי העסק בצורה אפקטיבית, מתן שירות מקצועי, אדיב ומהיר ללקוחות של המשרד, קבלת החלטות אדמיניסטרטיביות שונות ועוד.
שירותי מזכירות לעסקים מספקים סדר לארגון שלכם. כך אתם יכולים להיות בטוחים שהמשרד יתנהל בצורה מסודרת ומאורגנת ולכם יהיה את הזמן להתפנות לעבודה שלכם.

שירותי מזכירות לעסקים- התנהלות מול לקוחות

שירותי מזכירות לעסקים כוללים שירותים במספר תחומים שונים. אחד התחומים הוא התנהלות מול לקוחות.
שירותי מזכירות לעסקים כוללים מענה טלפוני. יש להקצות שלוחת קו טלפון ותא קולי שמאפשר להשאיר הודעות במקרה שאין מענה. מלבד מענה טלפוני, שירותי מזכירות לעסקים כוללים גם ניהול תכתובות של החברה מול הלקוח על ידי מייל או פקס לנוחיות הלקוח או העסק.
בנוסף, שירותי מזכירות לעסקים מאפשרים לנהל יומן פגישות בצורה יעילה. ניהול יומן פגישות כולל תיאום פגישות אישיות, תיאום קבלת אורחים מחו"ל, שירות תזכורות הן ללקוח והן לבעל העסק על מועד הפגישה המתוכנן ועוד.
כמו כן, שירותי מזכירות לעסקים כוללים קשרי לקוחות בהם הקמה ובניית מאג

לקוחות. המזכירה תנהל עם הלקוחות קשר רציף, תעדכן אותם בשינויים רלוונטיים, תשלח מידע וכל דבר נוסף על פי דרישת העסק.

שירותי מזכירות לעסקים- ניהול המשרד

שירותי מזכירות לעסקים כוללים גם שירותים שונים עבור ניהול המשרד. במסגרת התנהלות זו המזכירה תנהל הזמנות, תיקח הזמנות עבודה מלקוחות ותעביר אותם לבעל העסק להמשך ביצוע.

כמו כן, המזכירה תבצע שירותי גבייה ומעקב אחר תשלומים. שירות זה כולל גם יצירת קשר עם חייבים, תיאום העברת תשלומים, ניהול גביית תשלומים, הפקת דו"חות מעקב על הוצאות והכנסות, עדכון שוטף בנוגע לתשלומים, פעולות שוטפות מול הבנק ועוד. בנוסף, שירותי מזכירות לעסקים כוללים הפקת חשבוניות ושליחתם לספקים, רואי חשבון, לקוחות, הגשת מסמכים לרשויות ועוד. כמו כן המזכירה תבנה ותעדכן דו"חות סטטיסטים, דו"חות קבלת משוב ועוד.
בנוסף לכך המזכירה תקליד מסמכים בהם סיכומי ישיבות, סיכומי פגישות עם לקוחות, הכנת פרזנטציות ועוד.
ישנם מקרים בהם שירותי מזכירות יכללו גם ניהול ושיווק. שירות זה כולל עריכת סקרי שוק, השוואת מחירים, ריכוז הצעות מחיר, קבלת הצעות ללקוחות ועוד.

שירותי מזכירות לעסקים- התנהלות מול העובדים

שירותי מזכירות לעסקים כוללים גם התנהלות של המזכירה מול העובדים. המזכירה תתנהל מול עובדי העסק, תבצע מעקב של העובדים, ריכוז שעות עבודה, העברת סיכומים ועוד.
כמו כן, במידה יש צורך, שירותי מזכירות לעסקים יכללו גם גיוס כוח אדם. במסגרת השירות יתבצע פרסום משרות במגוון מקומות כמו רשתות חברתיות או חברות כוח אדם. כמו כן המזכירה תבצע סינון ראשוני בהתאם לדרישות העסק.

שירותי מזכירות לעסקים מרחוק- מה זה אומר?

שירותי מזכירות לעסקים מרחוק הם שירותים זהים לשירותי מזכירות רגילים, כאשר ההבדל המרכזי הוא שבשירותי מזכירות מרחוק המזכירה לא יושבת במשרד, אלא מעניקה את כל השירותים השונים באופן וירטואלי. בצורה כזו למעשה מקבלים שירותי מזכירות לעסקים מרחוק.
שירותים אלה יכולים להיעשות מכל מקום ולספק את אותן האפשרויות כמו מזכירה שיושבת במשרד הסמוך. שירותי מזכירה מרחוק כוללים את כל השירותים שכוללים שירותי מזכירות רגילים. החל מארגון יומן הפגישות של המנהל ושל העובדים, לתיאום פגישות עם לקוחות, מתן שירותים טלפוניים ללקוחות, קבלת הודעות, ניהול תכתובות, ניהול ענייני ספקים והזמנות, ארגון מסמכים, תיוק מסמכים, שירותי גבייה טלפוניים, הנפקת חשבוניות ועוד.
כלומר, כמו שהמזכירה יושבת במשרד ומנהלת את המשרד ואת כל הענייניים האדמיניסטרטיביים של העסק, כך המזכירה הווירטואלית יושבת בבית או בכל מקום אחר שתבחר ועושה בדיוק אותו דבר.

שירותי מזכירות לעסקים מרחוק- יתרונות

לשירותי מזכירות לעסקים מרחוק יש מספר יתרונות בולטים במיוחד-

• חיסכון בזמן– שירותי מזכירות לעסקים מרחוק מאפשרים לכל עובדי המשרד לפנות את הזמן בו עסקו בעבודה המזכירות הטכנית. המזכירה מנהלת את כל האלמנטים העקיפים של המשרד וכך מאפשרת לחסוך זמן עבודה יקר מאוד שמוקדש לפגישות, ניהול פרויקטים, התנהלות מול הלקוחות ועוד.
• חיסכון בכסף– שירותי מזכירות לעסקים הם שירותים חשובים מאוד שמאפשרים ניהול יעיל של המשרד. כאשר מקבלים שירותי מזכירות לעסקים מרחוק, משלמים על שירותים חיצוניים בלבד. על שירותים אלה ניתן להזדכות מול רשויות המס כהוצאה מוכרת. כאשר מעסיקים מזכירה במשרד יש להתייחס אליה כעובדת של העסק והדבר כולל תשלום משכורת, ביטוח לאומי, מס הכנסה, פנסיה ועוד.
• שירות מקצועי– כאשר בוחרים שירותי מזכירות בתוך המשרד, ניתן לבחור בעובד זוטר חסר ניסיון שיעבוד במשכורת נמוכה יותר או במזכירה מנוסה שתבקש משכורת גבוהה יותר. לכל אחת מהאפשרויות יש יתרונות וחסרונות, שכן עובד זוטר יהיה לא מנוסה, תצטרכו להכשיר אותו ולהשקיע המון מאמץ, הוא עלול לבצע טעויות רבות ואף לעזור לאחר זמן קצר. עובדת מנוסה לעומת זאת תבצע את העבודה כהלכה אך תגבה כסף רב שלא תוכלו לחסוך. שירותי מזכירות לעסקים מרחוק מאפשרים לכם לקבל שירות מנוסה ומקצועי שכולל גם חסכון כספי.