בחירת מדפסת נראית לפעמים כמו משימה פשוטה, אבל ברגע שמתחילים להשוות בין דגמים מגלים מהר שיש לא מעט פרטים שיכולים להשפיע על העלות ועל נוחות השימוש. מהירות ההדפסה, מחיר הטונר, הדפסה דו צדדית, חיבור לרשת, סריקה, גודל המכשיר וכמות הדפים החודשית הם רק חלק מהשיקולים. מדפסת שמתאימה למשרד עם עשרות הדפסות ביום לא בהכרח מתאימה לבית, ולהפך. לכן לפני שבוחרים דגם כדאי להבין כמה באמת מדפיסים ומה מצפים מהמכשיר.
אחת האפשרויות הנפוצות היא מדפסת לייזר, בעיקר כאשר יש צורך בהדפסה מהירה, ברורה ועקבית לאורך זמן. מדפסות מהסוג הזה מתאימות במיוחד להדפסת מסמכים, חשבוניות, חוזים, עבודות לימוד וחומר משרדי בכמות יחסית גבוהה. עם זאת, לא כל משתמש זקוק לאותו מפרט, ולכן הדרך לחסוך אינה בהכרח לבחור במכשיר הזול ביותר אלא למצוא דגם שמתאים לדפוס השימוש בפועל.
מתחילים בכמות ההדפסות האמיתית
לפני שמשווים דגמים כדאי לבדוק כמה דפים מודפסים בחודש. בבית שבו מדפיסים כמה מסמכים בשבוע, הדרישות יהיו שונות מאוד ממשרד שבו כמה עובדים משתמשים באותה מדפסת לאורך כל היום. כמות ההדפסות משפיעה על הקיבולת הנדרשת, על מהירות העבודה ועל התדירות שבה תצטרכו להחליף טונר.
יצרנים מציינים לעיתים נתונים על עומס עבודה חודשי, אבל כדאי להתייחס גם לקצב העבודה הרגיל ולא רק למקסימום האפשרי. אם אתם יודעים שבתקופות מסוימות יש עומס גבוה יותר, למשל בסוף חודש או בתקופות לימודים, עדיף לבחור מכשיר עם מרווח מסוים ולא כזה שעובד תמיד בקצה היכולת שלו.
ככל שהשימוש ברור יותר מראש, קל יותר להימנע מקנייה של מדפסת גדולה ויקרה מדי או ממכשיר קטן שיגיע מהר למגבלות שלו.
צבעונית או שחור לבן
אחת ההחלטות הראשונות היא האם בכלל יש צורך בצבע. אם רוב העבודה היא מסמכי טקסט, חוזים, חשבוניות וטפסים, מדפסת לייזר בשחור לבן יכולה להספיק בהחלט. היא בדרך כלל פשוטה יותר לתחזוקה ומונעת את הצורך להחזיק כמה טונרים צבעוניים.
לעומת זאת, משרד שמדפיס מצגות, גרפים, חומרי שיווק או מסמכים שבהם הצבע חשוב עשוי להעדיף מדפסת לייזר צבעונית. כדאי לזכור שגם אם רק חלק קטן מההדפסות דורש צבע, העלות הכוללת של התחזוקה יכולה להיות שונה.
לפני הבחירה כדאי לבדוק כמה פעמים בחודש באמת משתמשים בצבע. אם מדובר בכמה דפים בודדים, ייתכן שלא משתלם להחזיק מדפסת צבעונית רק בשבילם.
עלות הטונר חשובה יותר ממחיר המדפסת
טעות נפוצה היא לבחור את המדפסת לפי מחיר הרכישה בלבד. מכשיר זול יכול להפוך ליקר מאוד לאורך זמן אם הטונרים שלו יקרים או בעלי תפוקה נמוכה.
כדאי לבדוק כמה דפים הטונר אמור להפיק ומהו המחיר שלו. מתוך הנתונים האלה אפשר לקבל הערכה של עלות ההדפסה לעמוד. עבור משרד שמדפיס אלפי דפים בחודש, אפילו הבדל קטן בעלות לעמוד יכול להצטבר לסכום משמעותי.
כדאי גם לבדוק האם קיימים טונרים בקיבולת גבוהה. לעיתים הם יקרים יותר ברכישה, אבל מאפשרים להדפיס הרבה יותר דפים לפני ההחלפה ולכן יכולים להיות משתלמים יותר בטווח הארוך.
מהירות ההדפסה צריכה להתאים לקצב העבודה
בבית, המתנה של עוד כמה שניות להדפסת מסמך בדרך כלל אינה משמעותית. במשרד שבו כמה עובדים שולחים עבודות במקביל, מהירות יכולה להשפיע מאוד על נוחות השימוש.
מהירות ההדפסה נמדדת בדרך כלל במספר דפים בדקה, אבל כדאי לבדוק גם כמה זמן לוקח לדף הראשון לצאת. אם המדפסת נכנסת למצב חיסכון באנרגיה לעיתים קרובות, זמן ההתעוררות יכול להיות מורגש כאשר מדפיסים הרבה עבודות קצרות במהלך היום.
מדפסת משרדית טובה צריכה לעמוד בקצב בלי ליצור תור קבוע ליד המכשיר. מצד שני, אין סיבה לשלם על מהירות גבוהה במיוחד אם רוב ההדפסות מתבצעות בכמויות קטנות.
הדפסה דו צדדית יכולה לחסוך נייר
אפשרות להדפסה אוטומטית משני צדי הדף היא תכונה שכדאי לחפש, במיוחד במשרד. היא מאפשרת לצמצם את צריכת הנייר ומייצרת מסמכים קומפקטיים יותר.
אם המדפסת אינה מבצעת את הפעולה באופן אוטומטי, המשתמש צריך להפוך את הדפים ולהחזיר אותם למגש. בפועל, רוב האנשים לא יעשו זאת באופן קבוע ולכן החיסכון בנייר יהיה קטן יותר.
למי שמדפיס חוזים, דוחות או חומרי לימוד ארוכים, הדפסה דו צדדית יכולה להפוך במהירות מתוספת נחמדה לפונקציה שימושית מאוד.
האם באמת צריך גם סורק
מדפסות משולבות כוללות בדרך כלל גם סורק ולעיתים יכולות לבצע צילום מסמכים. בבית או במשרד קטן, מכשיר אחד שעושה הכול יכול לחסוך מקום ולהיות נוח יותר.
אם יש צורך לסרוק הרבה מסמכים, כדאי לבדוק האם קיים מזין מסמכים אוטומטי. במקום להניח כל דף בנפרד על משטח הסריקה, אפשר להכניס ערימה והמכשיר יסרוק אותה ברצף.
מצד שני, אם הסריקה מתבצעת פעם בכמה חודשים בלבד, ייתכן שאין צורך לשלם על דגם מתקדם במיוחד. שוב, השאלה המרכזית היא מה באמת עושים עם המכשיר ביום יום.
חיבור לרשת חשוב במשרד
כאשר מספר אנשים משתמשים באותה מדפסת, חיבור לרשת הופך כמעט הכרחי. מדפסת לייזר עם חיבור רשת קווי או אלחוטי יכולה לקבל עבודות ממספר מחשבים בלי להיות תלויה במחשב אחד שמחובר אליה בכבל.
בבית, חיבור אלחוטי מאפשר להדפיס ממחשבים ניידים, מטלפונים ומטאבלטים. זה יכול להיות נוח במיוחד כאשר המדפסת ממוקמת בחדר אחר.
כדאי לבדוק גם את קלות ההתקנה ואת התמיכה במערכות ההפעלה שבהן משתמשים. מוצר עם יכולות רבות אינו מועיל אם כל חיבור חדש דורש התעסקות ארוכה.
גודל המכשיר חשוב יותר ממה שחושבים
מדפסות לייזר יכולות להיות גדולות וכבדות יותר ממדפסות ביתיות קטנות. לפני הרכישה כדאי למדוד את המקום שבו המכשיר אמור לעמוד ולא להסתמך רק על תמונה באתר.
חשוב להשאיר מקום לפתיחת מגשי הנייר ולהחלפת טונר. אם מדובר במדפסת משולבת עם סורק, יש צורך גם בגישה נוחה לחלק העליון.
במשרד כדאי לחשוב גם על המיקום ביחס לעובדים. מדפסת שמשרתת כמה אנשים צריכה להיות במקום נגיש, אבל לא בהכרח צמוד לעמדה שבה הרעש והפעילות יפריעו.
קיבולת מגש הנייר משפיעה על השגרה
מגש קטן דורש מילוי תכוף יותר. בבית זה אולי לא מפריע, אבל במשרד עם נפח עבודה גבוה זו יכולה להיות טרחה יומיומית.
כדאי לבדוק כמה דפים נכנסים למגש והאם קיימת אפשרות להוסיף מגש נוסף. אם משתמשים בכמה סוגי נייר, ייתכן שיהיה נוח לבחור דגם שמאפשר להחזיק אותם בנפרד.
מדפסת שמתאימה לכמות העבודה מפחיתה את מספר הפעמים שבהן צריך לעצור באמצע יום העבודה רק כדי להוסיף נייר.
בודקים את העלות לאורך כמה שנים
הדרך הנכונה להשוות בין מדפסות היא לא רק לפי המחיר בחנות. כדאי לחשב עלות משוערת של טונרים, תופים אם הם נדרשים בנפרד, חלקי תחזוקה ונייר לאורך תקופה.
מדפסת לייזר יקרה מעט יותר יכולה להיות משתלמת יותר אם עלות ההדפסה שלה נמוכה ואם היא דורשת פחות החלפות של חומרים מתכלים. עבור משרד, החיסכון המצטבר יכול להיות משמעותי מאוד.
גם אחריות ושירות חשובים בחישוב. אם המדפסת היא חלק מרכזי מהעבודה, תקלה שמשביתה אותה לכמה ימים יכולה להיות יקרה יותר מהפרש קטן במחיר הרכישה.
בוחרים לפי השימוש ולא לפי רשימת הפונקציות
קל להתרשם ממדפסת שיש בה מסך גדול, המון אפשרויות וחיבור לכל שירות אפשרי. אבל אם רוב הפונקציות לא ישמשו אתכם, הן לא בהכרח מצדיקות מחיר גבוה יותר.
לפני הרכישה כדאי להכין רשימה קצרה של הדברים שאתם באמת צריכים. שחור לבן או צבע, כמות הדפים החודשית, הדפסה דו צדדית, סריקה, חיבור לרשת ומהירות הם בדרך כלל הפרמטרים החשובים ביותר.
כאשר בוחרים מדפסת לייזר לפי השימוש האמיתי, קל יותר להימנע מתשלום מיותר ולמצוא מכשיר שיישאר מתאים גם בעוד כמה שנים. המטרה אינה לקנות את הדגם עם הכי הרבה אפשרויות, אלא את זה שיעשה את העבודה הנדרשת בצורה אמינה, נוחה ובעלות הגיונית.
